Da primi mesi del 2018, a Thiene, tempi celeri per ricercare un vecchio certificato ed ottenerlo con un click, ricevendolo comodamente a casa, anche con posta elettronica.
Al via, infatti, la digitalizzazione dei registri di stato civile, con oltre 60mila atti di nascita, risalenti sino al 1871, custoditi negli archivi dei Servizi Demografici.
Il progetto di digitalizzazione, avviato dall’Amministrazione, si concluderà nei primi mesi del prossimo anno ed è stato realizzato in collaborazione con Pasubio Tecnologia srl, nel rispetto delle linee guida introdotte dal Codice dell’Amministrazione Digitale.
L’obiettivo sarà quello di rendere consultabili, e ricercabili a video, le immagini digitali relative ai registri degli atti di nascita di Stato Civile, rendendo significativamente più rapide ed agevoli le consultazioni da parte del personale dell’ufficio, con un considerevole aumento di efficienza nell’istruttoria delle pratiche.
La progettazione è stata realizzata da Pasubio Tecnologia srl, mentre la scansione e l’indicizzazione dei documenti è effettuata dalla Cooperativa Sociale Verlata e con l’impiego, quindi, di persone svantaggiate e di altro personale, in affiancamento concordato con il Comune di Thiene.
“Il progetto – spiega l’assessore ai servizi demografici, Giampi Michelusi, oltre che presidente dell’assemblea dei soci di Pasubio Tecnologia srl – è partito da una ricognizione preliminare sullo stato di attuale conservazione dei registri relativi agli atti di Stato Civile presenti in archivio, che iniziano a decorrere dal 1871. Devo precisare che la qualità della conservazione che è stata riscontrata è abbastanza buona, sia perché gran parte dei registri sono collocati in un idoneo archivio rotante sia perché da alcuni anni a questa parte si è provveduto a rilegare quei registri che, in condizioni precarie, avevano necessità di manutenzione”.
Molti i vantaggi della digitalizzazione degli atti, finalizzati a rendere efficace ed efficiente la gestione del rilascio dei certificati: fino ad oggi, infatti, per redigere estratti o copie integrali degli atti era necessario recuperare l’originale manualmente dall’archivio rotante, cercando i riferimenti prima sul registro cartaceo, quindi fotocopiarlo o comunque prenderne visione e quindi riporre il documento originale, il registro e infine procedere con il documento finale da stampare. Con la digitalizzazione, invece, tutte queste operazioni diventano superflue, in quanto sarà possibile accedere alla cospicua banca dati dei Demografici direttamente dalla stessa postazione di front office: con un clik si potranno visualizzare le informazioni necessarie per poi rilasciare l’estratto o riprodurre la copia integrale da inviare, anche direttamente in posta elettronica certificata con firma digitale, a tutti i numerosi enti, come i Comuni, le Procure della Repubblica, i Tribunali e le Prefetture, che normalmente richiedono tali certificazioni.
“Rispetto al corpus complessivo degli atti registrati in archivio – precisa l’assessore Giampi Michelusi – è stata effettuata una selezione, in funzione della prevedibile maggiore richiesta certificativa, scegliendo così di procedere alla digitalizzazione degli atti di nascita. Particolare soddisfazione ci proviene, oltre che dall’essere in linea con le indicazioni di legge sulla conservazione del documento informatico e già predisposto per la firma digitale, dalla significativa e proficua collaborazione attuata con la Cooperativa Sociale Verlata con l’impiego di persone svantaggiate, che hanno dato un significativo esempio di ottimi risultati”.
di Redazione AltovicentinOnline
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